title: “Expenses” description: “Pencatatan dan pelaporan pengeluaran perusahaan — 8 sumber transaksi, kategori expense, integrasi GL, dan filtering di SNISHOP ERP.”

Expenses

Halaman Expenses menampilkan seluruh pengeluaran perusahaan dari berbagai sumber: input manual, POS, manufacturing, inventory, dan AI extraction. Setiap expense tercatat sebagai FinancialRecord dengan source yang menunjukkan asal transaksi, memungkinkan tracking dan filtering berdasarkan modul penghasil. Halaman ini terintegrasi langsung dengan General Ledger melalui auto-journaling dan dengan Budget Planner untuk variance analysis.

Arsitektur Expense Tracking

FinancialRecord untuk Expense

Field FinancialRecord

Field	Tipe	Deskripsi
type	enum	income, expense, transfer
category	string	Kategori expense (11 opsi)
amount	number	Nominal expense
source	enum	manual, ai_text, ai_scan, pos, manufacturing, distribution, recall, stock_opname
reference_type	enum	expense, invoice_payment, purchase_order, production_order, transfer, dll
reference_id	UUID	ID entitas referensi
cogs_amount	number	COGS jika applicable
channel_fee	number	Biaya marketplace/payment gateway
tax_amount	number	Pajak
is_inventory_material	boolean	Flag anti-double-counting
account_id	UUID	Akun yang digunakan
company_id	UUID	Multi-tenant isolation

8 Sumber Expense

Source	Deskripsi	Contoh
manual	Input manual dari form	Expense claim karyawan
ai_text	Extract dari teks (AI)	Paste receipt text → AI extract
ai_scan	Extract dari gambar (AI Vision)	Scan receipt → AI extract
pos	Dari transaksi POS	Refund, void, adjustment
manufacturing	Dari production batch	Spoilage cost, abnormal loss
distribution	Dari distribusi	Biaya kirim, packaging
recall	Dari product recall	Biaya penarikan produk
stock_opname	Dari stock opname	Selisih stok (shrinkage)

Filter & Search

Filter	Opsi
Date Range	Hari ini, Minggu ini, Bulan ini, Kuartal ini, Tahun ini, Custom
Source	Manual, AI Text, AI Scan, POS, Manufacturing, Distribution, Recall, Stock Opname
Category	11 kategori expense
Account	Pilih akun tertentu atau semua
Amount Range	Min - Max
Reference Type	Expense, Invoice Payment, PO, Production Order, dll

Search

Field	Deskripsi
Description	Search by kata kunci di deskripsi
Amount	Search by nominal exact
Reference	Search by nomor referensi

AI Expense Extraction

Extract from Text

Extract from Image

Extracted Fields

Field	AI Extract	Editable
Amount	✓	✓
Category	✓ (auto-detect)	✓
Description	✓	✓
Date	✓	✓
Account	✗	✓ (manual)

Expense Categories

11 Kategori

Kategori	Deskripsi	Contoh
salary	Gaji karyawan	Gaji bulanan, bonus, tunjangan
raw_material	Bahan baku	Cabai, bawang, ayam, minyak
operational	Operasional	Listrik, air, internet, sewa
production_cost	Biaya produksi	Gas, packaging, label
travel	Perjalanan	Transport, hotel, makan selama travel
meals	Makan	Makan karyawan, meeting
accommodation	Akomodasi	Sewa tempat, hotel
equipment	Peralatan	Beli alat produksi, komputer
office_supplies	Perlengkapan kantor	ATK, tinta, kertas
training	Pelatihan	Kursus, sertifikasi, workshop
other	Lainnya	Biaya yang tidak masuk kategori lain

Reporting

Expense by Category

Metric	Deskripsi
Total per Category	Jumlah expense per kategori
Percentage	Persentase terhadap total
Trend	Perbandingan dengan periode sebelumnya
Budget Variance	Planned vs actual

Expense by Source

Source	Count	Total Amount
Manual	45	Rp 12.500.000
AI Scan	23	Rp 3.200.000
POS	12	Rp 1.800.000
Manufacturing	8	Rp 5.600.000
Stock Opname	3	Rp 450.000

Expense by Period

Period	Total	Avg/Day
Today	Rp 1.200.000	-
This Week	Rp 8.400.000	Rp 1.200.000
This Month	Rp 35.000.000	Rp 1.166.667
This Year	Rp 420.000.000	Rp 1.150.685

Integration

General Ledger

Auto-journaling saat expense approved
COA mapping via resolveExpenseGLMapping()
Reconciliation marker jika gagal

Budget Planner

Track actual vs planned per kategori
Alert saat threshold tercapai
Variance analysis

Account

Update current_balance saat expense posted
Multi-account support

AI Engine

Gemini 1.5 Flash (primary)
OpenAI GPT-4o-mini (fallback)
Vision extraction dari gambar/PDF

Best Practices

Categorization

Pilih kategori yang tepat untuk laporan akurat
Gunakan is_inventory_material untuk bahan baku inventori
Separate personal vs business expense

Documentation

Upload receipt untuk setiap expense
Clear description
Timely recording

Review

Review expense mingguan
Check budget variance bulanan
Investigasi unusual expenses

Entity Schema & Relasi

Entity Relationship Diagram

Tabel Schema

Expense — 22 Field

No	Field	Tipe	Required	Default	Deskripsi
1	`id`	UUID	ya	auto	Primary key
2	`company_id`	UUID	ya	—	ID perusahaan (multi-tenant isolation)
3	`requester_id`	UUID	ya	—	ID karyawan yang mengajukan expense
4	`expense_code`	string	tidak	auto-generate	Kode pengeluaran unik (contoh: `EXP-2026-0001`)
5	`expense_date`	date	ya	—	Tanggal pengeluaran
6	`category`	enum	ya	—	Kategori pengeluaran (11 opsi — lihat Enum Table)
7	`description`	string	tidak	—	Deskripsi singkat pengeluaran
8	`amount`	number	ya	—	Nominal pengeluaran
9	`currency`	string	tidak	`IDR`	Mata uang (default Rupiah)
10	`receipt_url`	string	tidak	—	URL bukti pengeluaran / invoice
11	`status`	enum	tidak	`draft`	Status lifecycle expense (lihat State Machine)
12	`approval_workflow_id`	UUID	tidak	—	ID ApprovalWorkflow yang digunakan
13	`approval_request_id`	UUID	tidak	—	ID ApprovalRequest terkait
14	`approval_status`	enum	tidak	`pending`	Status persetujuan: pending, approved, rejected
15	`payment_method`	enum	tidak	—	Metode bayar: company_account, reimbursement, direct_payment
16	`payment_date`	date	tidak	—	Tanggal pembayaran direalisasikan
17	`reference_number`	string	tidak	—	Nomor referensi pembayaran
18	`notes`	string	tidak	—	Catatan tambahan
19	`account_id`	UUID	tidak	—	ID rekening sumber dana pembayaran (FK ke GLAccount)
20	`recipient_name`	string	tidak	—	Nama penerima atau supplier
21	`is_inventory_material`	boolean	tidak	`false`	Flag anti-double-counting dengan HPP
22	`approved_by`	string	tidak	—	User ID atau email approver
23	`idempotency_key`	string	tidak	—	Kunci idempoten mencegah double submission

FinancialRecord — 22 Field

No	Field	Tipe	Required	Default	Deskripsi
1	`id`	UUID	ya	auto	Primary key
2	`user_id`	UUID	ya	—	ID pengguna pencatat
3	`company_id`	UUID	tidak	—	ID perusahaan (null untuk personal)
4	`account_id`	UUID	tidak	—	ID rekening / kantong sumber dana
5	`type`	enum	ya	—	Jenis transaksi: income, expense, transfer
6	`amount`	number	ya	—	Jumlah transaksi
7	`category`	string	tidak	—	Kategori transaksi (11 opsi expense)
8	`description`	string	tidak	—	Deskripsi singkat
9	`date`	datetime	ya	—	Tanggal dan waktu transaksi
10	`attachment_url`	string	tidak	—	URL bukti transaksi
11	`source`	enum	tidak	`manual`	Sumber: manual, ai_text, ai_scan, pos, manufacturing, distribution, recall, stock_opname
12	`mode`	enum	tidak	`personal`	Mode pencatatan: personal, business
13	`transfer_to_account_id`	UUID	tidak	—	ID rekening tujuan (untuk type=transfer)
14	`transfer_fee`	number	tidak	`0`	Biaya transfer (jika ada)
15	`reference_id`	UUID	tidak	—	ID referensi transaksi sumber (invoice, pos, expense)
16	`reference_type`	enum	tidak	—	Tipe referensi: invoice_payment, pos_transaction, expense, manual, transfer, production_order, distribution_shipment, distribution_return, batch_recall, stock_opname
17	`idempotency_key`	string	tidak	—	Kunci idempoten transaksi keuangan
18	`is_inventory_material`	boolean	tidak	`false`	Flag anti-double-counting pembelian bahan baku
19	`channel_fee`	number	tidak	`0`	Potongan biaya marketplace / platform fee
20	`cogs_amount`	number	tidak	`0`	COGS/HPP yang dibekukan saat transaksi POS
21	`tax_amount`	number	tidak	`0`	Jumlah pajak (PPN keluaran untuk revenue)

GLJournalEntry — 14 Field

No	Field	Tipe	Required	Default	Deskripsi
1	`id`	UUID	ya	auto	Primary key
2	`company_id`	UUID	ya	—	ID perusahaan
3	`entry_date`	date	ya	—	Tanggal entri jurnal
4	`reference_number`	string	tidak	—	Nomor referensi (TRX-001, INV-001, EXP-001)
5	`reference_type`	enum	tidak	—	Tipe referensi: manual, invoice, purchase_order, transfer, expense
6	`reference_id`	UUID	tidak	—	ID dokumen sumber
7	`description`	string	ya	—	Deskripsi jurnal
8	`line_items`	jsonb[]	ya	—	Array line items: account_id, account_code, debit, credit, description
9	`total_debit`	number	tidak	`0`	Total debit (harus = total_credit)
10	`total_credit`	number	tidak	`0`	Total credit (harus = total_debit)
11	`is_balanced`	boolean	tidak	`false`	Validasi debit = credit
12	`status`	enum	tidak	`draft`	Status: draft, posted, reversed
13	`posted_date`	date	tidak	—	Tanggal saat jurnal di-post ke GL
14	`posted_by`	string	tidak	—	User yang mem-post jurnal
15	`notes`	string	tidak	—	Catatan tambahan

State Machine — Expense Lifecycle

Transisi Status

Dari	Ke	Trigger	Kondisi
`[*]`	`draft`	User membuat expense baru	Field required terpenuhi
`draft`	`submitted`	User klik “Submit”	Amount > 0, receipt terlampir (opsional)
`draft`	`[*]`	User hapus expense	Hanya status draft yang bisa dihapus
`submitted`	`approved`	Approver klik “Approve”	Semua level approval terpenuhi
`submitted`	`rejected`	Approver klik “Reject”	Komentar wajib diisi
`approved`	`paid`	Finance proses pembayaran	account_id & payment_date terisi
`approved`	`submitted`	Revisi amount/kategori	Approval ulang diperlukan
`rejected`	`draft`	Requester revisi & resubmit	Status direset ke draft
`paid`	`[*]`	Selesai (terminal state)	GLJournalEntry tercipta otomatis

Sequence Diagrams

1. Expense Submission

2. Approval Flow (Multi-Level)

3. GL Posting Setelah Expense Approved

Enum Tables

expense_status

Value	Deskripsi	Warna Badge
`draft`	Expense masih dalam tahap pembuatan, belum diajukan	Grey
`submitted`	Expense sudah diajukan dan menunggu approval	Blue
`approved`	Expense disetujui oleh approver, siap dibayar	Green
`rejected`	Expense ditolak oleh approver	Red
`paid`	Pembayaran sudah direalisasikan dan jurnal GL terposting	Teal

expense_category

Value	Label	Deskripsi	Contoh
`salary`	Gaji	Gaji karyawan, bonus, tunjangan	Gaji bulanan staff
`raw_material`	Bahan Baku	Pembelian bahan baku produksi	Cabai, bawang, ayam
`operational`	Operasional	Biaya operasional harian	Listrik, air, internet
`production_cost`	Biaya Produksi	Biaya langsung produksi	Gas, packaging, label
`travel`	Perjalanan	Biaya perjalanan dinas	Transport, hotel
`meals`	Makan	Konsumsi karyawan dan meeting	Makan siang tim
`accommodation`	Akomodasi	Sewa tempat dan akomodasi	Sewa gudang
`equipment`	Peralatan	Pembelian peralatan dan aset	Mesin, komputer
`office_supplies`	Perlengkapan Kantor	ATK dan perlengkapan kantor	Kertas, tinta printer
`training`	Pelatihan	Biaya pelatihan dan pengembangan	Workshop, sertifikasi
`other`	Lainnya	Biaya di luar kategori di atas	Biaya miscellaneous

is_inventory_material

Value	Deskripsi	Efek
`true`	Expense untuk pembelian bahan baku persediaan	Expense TIDAK dihitung sebagai beban di P&L (mencegah double-counting dengan HPP). Dicatat sebagai penambahan inventori.
`false`	Expense beban biasa	Expense langsung diakui sebagai beban di P&L pada periode berjalan.

expense_payment_method

Value	Deskripsi
`company_account`	Pembayaran langsung dari rekening perusahaan
`reimbursement`	Karyawan membayar dulu, kemudian direimburse
`direct_payment`	Pembayaran langsung ke vendor/supplier

approval_status

Value	Deskripsi
`pending`	Menunggu keputusan approver
`approved`	Disetujui oleh approver
`rejected`	Ditolak oleh approver

gl_journal_status

Value	Deskripsi
`draft`	Jurnal dibuat tapi belum di-post
`posted`	Jurnal sudah di-post ke General Ledger
`reversed`	Jurnal dibalik (reversal) karena koreksi

RBAC — Hak Akses Expense

Role	Create	Read (Own)	Read (All)	Update (Own)	Approve	Pay & Post GL	Delete (Draft)
Admin	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Finance Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✗
Finance Staff	✓	✓	✗	✓	✗	✗	✗
Manager	✓	✓	✓ (divisi)	✓	✓ (sesuai level)	✗	✗
Employee	✓	✓	✗	✓ (draft only)	✗	✗	✗

Catatan RBAC

Multi-tenant isolation: Setiap expense terikat pada company_id, data antar perusahaan terisolasi sepenuhnya.
Approval delegation: Manager hanya bisa approve expense dari divisinya sendiri, sesuai amount_limits di ApprovalWorkflow.
Draft protection: Hanya pemilik expense atau admin yang bisa mengedit/menghapus expense berstatus draft.
Immutable setelah paid: Expense berstatus paid tidak bisa diubah — koreksi dilakukan via journal reversal.
Idempotency: Setiap transaksi keuangan menggunakan idempotency_key untuk mencegah duplikasi.

​title: “Expenses” description: “Pencatatan dan pelaporan pengeluaran perusahaan — 8 sumber transaksi, kategori expense, integrasi GL, dan filtering di SNISHOP ERP.”

​Expenses

​Arsitektur Expense Tracking

​FinancialRecord untuk Expense

​Field FinancialRecord

​8 Sumber Expense

​Filter & Search

​Filter Options

​Search

​AI Expense Extraction

​Extract from Text

​Extract from Image

​Extracted Fields

​Expense Categories

​11 Kategori

​Reporting

​Expense by Category

​Expense by Source

​Expense by Period

​Integration

​General Ledger

​Budget Planner

​Account

​AI Engine

​Best Practices

​Categorization

​Documentation

​Review

​Entity Schema & Relasi

​Entity Relationship Diagram

​Tabel Schema

​Expense — 22 Field

​FinancialRecord — 22 Field

​GLJournalEntry — 14 Field

​State Machine — Expense Lifecycle

​Transisi Status

​Sequence Diagrams

​1. Expense Submission

​2. Approval Flow (Multi-Level)

​3. GL Posting Setelah Expense Approved

​Enum Tables

​expense_status

​expense_category

​is_inventory_material

​expense_payment_method

​approval_status

​gl_journal_status

​RBAC — Hak Akses Expense

​Catatan RBAC