title: “Budget Planner” description: “Perencanaan anggaran dengan 4 periode, alokasi per kategori, monitoring real-time, variance analysis, dan alert system di SNISHOP ERP.”

Budget Planner

Budget Planner membantu perusahaan merencanakan dan mengontrol anggaran secara terstruktur. Sistem mendukung 4 periode budget (weekly, monthly, quarterly, yearly), alokasi per kategori expense Indonesia, monitoring real-time dengan alert threshold (default 80%), dan analisis variance antara planned vs actual. Setiap kategori budget terhubung langsung dengan FinancialRecord untuk tracking realisasi otomatis.

Arsitektur Budget Planner

Entity Budget

Field Budget

Field	Tipe	Deskripsi
category	string	Kategori expense (11 opsi)
planned_amount	number	Anggaran yang direncanakan
actual_amount	number	Realisasi aktual (auto-calculated)
alert_threshold	number	Threshold notifikasi (default 80%)
period	enum	weekly, monthly, quarterly, yearly
start_date	date	Tanggal mulai periode
end_date	date	Tanggal selesai periode
company_id	UUID	Multi-tenant isolation

4 Periode Budget

Period	Durasi	Use Case
Weekly	7 hari	Operational expenses, cash flow ketat
Monthly	30 hari	Most common, salary, utilities
Quarterly	90 hari	Project-based, seasonal
Yearly	365 hari	Strategic budget, annual planning

Kategori Budget

11 Expense Categories (Indonesian)

Kategori	Label Indonesia	Contoh
salary	Gaji	Gaji karyawan, bonus, tunjangan
raw_material	Bahan Baku	Cabai, bawang, ayam, minyak
operational	Operasional	Listrik, air, internet, sewa
production_cost	Biaya Produksi	Gas, packaging, label
travel	Perjalanan	Transport, hotel
meals	Makan	Makan karyawan, meeting
accommodation	Akomodasi	Sewa tempat
equipment	Peralatan	Alat produksi, komputer
office_supplies	Perlengkapan Kantor	ATK, tinta, kertas
training	Pelatihan	Kursus, sertifikasi
other	Lainnya	Biaya lain-lain

Create Budget

Step-by-Step

Klik “Create Budget”
Isi form:

Field	Required	Deskripsi
Category	✓	Pilih dari 11 kategori
Period	✓	Weekly, Monthly, Quarterly, Yearly
Planned Amount	✓	Nominal anggaran
Alert Threshold	Opsional	Default 80%
Start Date	✓	Tanggal mulai
End Date	✓	Tanggal selesai

Save budget
Sistem mulai track actual_amount dari FinancialRecord

Template dari Periode Sebelumnya

Sistem menyediakan template berdasarkan anggaran periode sebelumnya:

Klik “Create from Template”
Pilih periode sebelumnya
Sistem copy budget lama
Edit jika perlu
Save sebagai budget baru

Monitoring Real-Time

Dashboard Budget

Metric	Deskripsi
Planned Amount	Anggaran yang direncanakan
Actual Amount	Realisasi aktual
Remaining	Sisa anggaran
Usage %	Persentase penggunaan
Status	OK / Warning / Over

Visual Indicators

Alert Levels

Level	Threshold	Warna	Aksi
OK	≤80%	Hijau	Lanjut, monitor
Warning	80-100%	Kuning	Review expense, kontrol
Over	>100%	Merah	Investigasi, approve dengan caution

Auto-Update

actual_amount diupdate otomatis setiap ada FinancialRecord baru dengan kategori yang sama dalam periode budget.

Variance Analysis

Calculation

Variance = actual_amount - planned_amount
Variance % = (actual_amount / planned_amount) × 100%

Interpretation

Variance	Status	Interpretasi
Negative	Under budget	Bagus, efisiensi
Zero	On budget	Sesuai rencana
Positive	Over budget	Perlu investigasi

Variance Report

Category	Planned	Actual	Variance	Variance %	Status
Salary	Rp 25.000.000	Rp 24.500.000	-Rp 500.000	98%	OK
Raw Material	Rp 15.000.000	Rp 16.200.000	+Rp 1.200.000	108%	Over
Operational	Rp 5.000.000	Rp 4.800.000	-Rp 200.000	96%	OK
Marketing	Rp 3.000.000	Rp 2.900.000	-Rp 100.000	97%	OK

Trend Analysis

Historical Comparison

Bandingkan budget vs actual dari beberapa periode:

Period	Planned	Actual	Variance %
Jan 2026	Rp 50.000.000	Rp 48.500.000	-3%
Feb 2026	Rp 50.000.000	Rp 52.000.000	+4%
Mar 2026	Rp 55.000.000	Rp 54.000.000	-2%

Trend Visualization

Line chart: Planned vs Actual over time
Bar chart: Variance per category
Pie chart: Distribution per category

Filter & Search

Filter	Opsi
Period	Weekly, Monthly, Quarterly, Yearly
Category	11 kategori
Status	OK, Warning, Over
Date Range	Start date - End date

Reporting

Budget Summary

Metric	Deskripsi
Total Planned	Total anggaran semua kategori
Total Actual	Total realisasi
Total Variance	Selisih total
Categories Over Budget	Jumlah kategori yang over

Category Detail

Field	Deskripsi
Category	Nama kategori
Planned	Anggaran
Actual	Realisasi
Variance	Selisih
Usage %	Persentase
Status	OK/Warning/Over

Export

Format	Use Case
PDF	Presentasi ke management
Excel	Analisis lebih lanjut
CSV	Integrasi sistem lain

Best Practices

Planning

Libatkan kepala departemen saat menyusun anggaran
Gunakan data historis sebagai referensi
Set realistic targets
Include buffer untuk unexpected expenses

Monitoring

Review budget mingguan/bulanan
Investigasi variance signifikan
Adjust budget jika ada perubahan bisnis
Track seasonal trends

Control

Enforce approval workflow untuk expense besar
Monitor alert thresholds
Document justification untuk over-budget
Regular variance analysis

Entity Relationship Diagram (ERD)

Berikut adalah diagram relasi antar-entity yang terlibat dalam modul Budget Planner. Relasi utama menghubungkan Budget dengan TransactionCategory (melalui field category) dan FinancialRecord (yang mereferensikan kategori yang sama sehingga actual_amount dapat dihitung otomatis).

Penjelasan Relasi

Budget → TransactionCategory: Setiap Budget mereferensikan satu TransactionCategory melalui field category. Kategori ini harus bertipe expense dan mode business untuk budget perusahaan.
Budget → FinancialRecord: Budget tidak langsung memiliki relasi foreign key ke FinancialRecord. Sebaliknya, sistem melakukan matching otomatis berdasarkan kesamaan category dan overlap tanggal (start_date ≤ FinancialRecord.date ≤ end_date). Setiap FinancialRecord bertipe expense dengan kategori yang sama akan menjumlahkan amount-nya ke actual_amount Budget.
TransactionCategory → FinancialRecord: Setiap FinancialRecord mereferensikan sebuah TransactionCategory melalui field category, yang menentukan klasifikasi pengeluaran/pemasukan.

Complete Entity Schema — Budget (12 Fields)

Tabel berikut mencakup seluruh 12 field pada entity Budget sesuai definisi JSONC, termasuk tipe data, constraint, default value, dan penjelasan lengkap.

#	Field	Tipe	Required	Default	Enum / Format	Deskripsi Lengkap
1	`user_id`	string	Ya	—	UUID	ID pengguna yang membuat dan memiliki anggaran ini. Setiap budget selalu dimiliki oleh satu user spesifik.
2	`company_id`	string	Tidak	`null`	UUID	ID perusahaan untuk multi-tenant isolation. Bernilai `null` jika budget bersifat personal (di luar konteks perusahaan).
3	`name`	string	Ya	—	—	Nama anggaran, misalnya “Budget Bahan Baku Q1 2026” atau “Gaji Karyawan Januari”.
4	`description`	string	Tidak	—	maxLength: 1000	Penjelasan tujuan dan detail anggaran. Digunakan untuk dokumentasi internal dan audit trail.
5	`category`	string	Ya	—	11 expense categories	Kategori pengeluaran yang di-budget-kan. Mereferensikan nama `TransactionCategory` dengan `type=expense`. Opsi: salary, raw_material, operational, production_cost, travel, meals, accommodation, equipment, office_supplies, training, other.
6	`planned_amount`	number	Ya	—	—	Jumlah anggaran yang direncanakan dalam Rupiah. Ini adalah target maksimal yang seharusnya tidak dilampaui.
7	`actual_amount`	number	Tidak	`0`	—	Jumlah pengeluaran aktual yang terakumulasi dari `FinancialRecord` dengan kategori yang sama dalam periode budget. Dihitung dan diupdate otomatis oleh sistem.
8	`period`	string	Tidak	`"monthly"`	`monthly`, `quarterly`, `yearly`, `custom`	Periode anggaran. `monthly` = 1 bulan, `quarterly` = 3 bulan, `yearly` = 1 tahun, `custom` = rentang tanggal ditentukan manual via `start_date` dan `end_date`.
9	`start_date`	date	Ya	—	ISO 8601 date	Tanggal mulai periode anggaran. `FinancialRecord` dengan `date` ≥ `start_date` akan dihitung sebagai realisasi.
10	`end_date`	date	Ya	—	ISO 8601 date	Tanggal akhir periode anggaran. `FinancialRecord` dengan `date` ≤ `end_date` akan dihitung sebagai realisasi.
11	`status`	string	Tidak	`"active"`	`active`, `completed`, `archived`	Status lifecycle budget. `active` = sedang berjalan dan tracking realisasi. `completed` = periode telah berakhir. `archived` = diarsipkan dan tidak ditampilkan di dashboard utama.
12	`alert_threshold`	number	Tidak	`80`	Persentase (0-100)	Persentase threshold untuk memicu notifikasi/alert. Ketika `actual_amount / planned_amount × 100%` ≥ nilai ini, sistem menampilkan warning. Default 80% berarti warning muncul saat realisasi mencapai 80% dari anggaran.

Constraint & Validasi

Required fields: user_id, name, category, planned_amount, start_date, end_date
Default values:  actual_amount = 0, period = "monthly", status = "active", alert_threshold = 80
RLS Policy:      Create/Read/Update/Delete terbatas pada owner (user_id) atau admin
Multi-tenant:    company_id memisahkan data antar perusahaan dalam satu instance

State Diagram — Budget Lifecycle

Budget memiliki lifecycle yang diatur oleh field status dan persentase penggunaan (actual_amount / planned_amount × 100%). State diagram berikut menggambarkan transisi status budget berdasarkan kondisi realisasi.

Penjelasan State

State	Kondisi	Indikator Visual	Tindakan yang Disarankan
OK	`actual_amount / planned_amount ≤ 80%`	🟢 Hijau	Lanjutkan monitoring normal. Anggaran masih aman dan terkendali.
Warning	`80% ≤ actual_amount / planned_amount ≤ 100%`	🟡 Kuning	Tingkatkan kewaspadaan. Review pengeluaran yang masuk dan pertimbangkan pembatasan expense baru pada kategori ini.
Exceeded	`actual_amount / planned_amount > 100%`	🔴 Merah	Segera investigasi. Hentikan atau ketatkan approval untuk expense pada kategori ini. Dokumentasikan justifikasi over-budget.
Completed	`end_date < tanggal hari ini`	⚪ Abu-abu	Periode telah berakhir. Data digunakan untuk trend analysis dan referensi budget periode berikutnya.
Archived	User mengarsipkan	📁 Arsip	Tidak ditampilkan di dashboard utama. Data tetap tersimpan untuk audit dan referensi historis.

Budget vs Actual — Flow Diagram Perbandingan

Diagram berikut menggambarkan alur lengkap bagaimana data Budget dan Actual dibandingkan, dari input budget awal hingga menghasilkan laporan variance.

Penjelasan Alur (Bahasa Indonesia)

Input Budget: User (biasanya manager atau admin keuangan) membuat budget baru dengan menentukan kategori pengeluaran, jumlah anggaran yang direncanakan (planned_amount), periode budget, dan threshold untuk alert.
Pengumpulan Data Actual: Setiap kali ada pengeluaran (FinancialRecord bertipe expense) yang dicatat — baik manual, dari POS, dari invoice, atau dari modul lainnya — sistem akan mencocokkan kategori dan tanggalnya dengan budget yang aktif. Jika cocok, amount dari FinancialRecord ditambahkan ke actual_amount budget.
Kalkulasi & Monitoring: Sistem secara real-time menghitung persentase penggunaan (usage %), variance (selisih antara planned dan actual), dan membandingkannya dengan threshold yang telah diset.
Alert & Reporting: Berdasarkan perbandingan usage % dengan alert_threshold, sistem menentukan level alert dan menghasilkan laporan untuk manajemen.

Alert Threshold — Tabel Detail dengan Color Coding

Tabel berikut menjelaskan secara detail setiap level alert, warna indikator, kondisi pemicu, dan tindakan yang harus dilakukan oleh user.

Level	Range Usage %	Warna	Ikon	Kondisi Pemicu	Notifikasi	Tindakan yang Harus Dilakukan
Aman (OK)	0% – 79%	🟢 Hijau	`✅`	`actual_amount / planned_amount < alert_threshold`	Tidak ada	Lanjutkan monitoring seperti biasa. Tidak perlu tindakan khusus.
Perhatian (Warning)	80% – 99%	🟡 Kuning	`⚠️`	`actual_amount / planned_amount ≥ alert_threshold` DAN `< 100%`	In-app notification + email opsional	Review semua expense pada kategori ini. Pertimbangkan untuk menunda pengeluaran yang tidak urgent. Siapkan rencana kontinjensi.
Bahaya (Exceeded)	≥ 100%	🔴 Merah	`🚨`	`actual_amount / planned_amount ≥ 100%`	In-app alert + email + dashboard highlight	Investigasi segera. Hentikan expense baru pada kategori ini kecuali mendapat approval khusus. Dokumentasikan justifikasi over-budget. Buat budget amendment jika diperlukan.
Kritis (Critical)	≥ 120%	🔴 Merah Tua	`💀`	`actual_amount / planned_amount ≥ 120%`	Escalation ke atasan + notifikasi multi-channel	Eskalasi ke manajemen. Freeze semua expense pada kategori ini. Lakukan audit terhadap transaksi yang menyebabkan over-budget signifikan.
Selesai (Completed)	N/A	⚪ Abu-abu	`📋`	`end_date < current_date`	Notifikasi periode berakhir	Buat laporan final variance. Gunakan data untuk referensi budget periode berikutnya.
Arsip (Archived)	N/A	📁 Biru	`📦`	User mengarsipkan secara manual	—	Data tetap tersimpan untuk audit trail dan referensi historis.

Contoh Visualisasi Threshold pada Dashboard

Budget: Bahan Baku Q1 2026
Planned:  Rp 15.000.000
Actual:   Rp 12.500.000
Usage:    83.3%
Threshold: 80%

[████████████████████████████████░░░░░░] 83.3%
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^----
 |--- OK (0-80%) ---|-- Warning (80-100%)--|-- Over (100%+) --|
                    ▲
                    Current: 83.3% → 🟡 WARNING

Sequence Diagram — Budget Creation, Tracking, dan Alerting

1. Budget Creation Flow

2. Real-Time Tracking Flow

3. Alert & Notification Flow

Perbandingan Entity — Budget vs FinancialRecord vs TransactionCategory

Tabel berikut membandingkan ketiga entity utama yang terlibat dalam modul Budget Planner, untuk membantu developer memahami tanggung jawab masing-masing entity.

Aspek	Budget	FinancialRecord	TransactionCategory
Fungsi Utama	Perencanaan & kontrol anggaran	Pencatatan transaksi keuangan aktual	Klasifikasi jenis transaksi
Jumlah Field	12 field	19 field	7 field
Sifat Data	Plan (rencana/target)	Actual (realisasi)	Master data (referensi)
Update `amount`	`actual_amount` diupdate otomatis oleh sistem	`amount` diinput manual atau dari modul lain	Tidak ada field amount
Periodisitas	Memiliki periode (start_date, end_date)	Per transaksi (date per record)	Tidak terbatas periode
Status Lifecycle	active → completed → archived	Tidak ada status lifecycle	Tidak ada status lifecycle
Relasi ke Budget	—	Match via `category` + date range	Referenced by `category` field
Multi-tenant	`company_id` (nullable)	`company_id` (nullable)	`company_id` (nullable)
Mode	N/A	personal / business	personal / business
Contoh Use Case	”Budget Gaji Januari: Rp 25jt"	"Bayar gaji Budi: Rp 3.5jt”	Kategori “salary” untuk semua transaksi gaji

Ringkasan Alur Data End-to-End (Bahasa Indonesia)

Berikut adalah ringkasan alur data lengkap modul Budget Planner dari awal hingga akhir, dijelaskan dalam Bahasa Indonesia untuk memudahkan pemahaman stakeholder non-teknis.

Tahap 1: Persiapan & Setup

Perusahaan PT Selera Pedas Nusantara (Quinn of Spicy) pertama-tama menyiapkan kategori transaksi (TransactionCategory) untuk semua jenis pengeluaran yang relevan dengan bisnis F&B, seperti bahan baku (cabai, bawang, ayam), gaji karyawan, biaya operasional (listrik, air, sewa), dan lain-lain. Total terdapat 11 kategori expense yang tersedia secara default.

Tahap 2: Pembuatan Budget

Manager atau admin keuangan membuat Budget untuk setiap kategori pada periode tertentu. Misalnya: “Budget Bahan Baku bulan Januari 2026” dengan planned_amount = Rp 15.000.000, period = monthly, dan alert_threshold = 80%. Sistem menyimpan budget ini dengan status = "active" dan actual_amount = 0.

Tahap 3: Tracking Realisasi

Setiap kali ada pengeluaran yang dicatat di SNISHOP ERP — baik melalui input manual, transaksi POS, invoice pembelian, atau modul lainnya — sistem secara otomatis:

Mencocokkan kategori pengeluaran dengan budget yang aktif
Memastikan tanggal pengeluaran berada dalam rentang start_date hingga end_date budget
Menambahkan amount pengeluaran ke actual_amount budget yang sesuai
Menghitung persentase penggunaan (actual_amount / planned_amount × 100%)

Tahap 4: Monitoring & Alert

Sistem continuously memantau persentase penggunaan setiap budget aktif:

Jika usage ≤ 80% (default threshold): indikator hijau, semua aman
Jika usage 80-100%: indikator kuning, sistem mengirim notifikasi warning
Jika usage > 100%: indikator merah, sistem mengirim alert kritis dan menyarankan investigasi

Tahap 5: Analisis & Reporting

Di akhir periode (atau kapan saja), manajemen dapat melihat:

Budget vs Actual Report: Perbandingan planned vs actual per kategori
Variance Analysis: Selisih dan persentase deviasi
Trend Analysis: Perbandingan antar periode untuk identifikasi pola
Export: Laporan dapat diexport ke PDF (untuk presentasi), Excel (untuk analisis lanjutan), atau CSV (untuk integrasi sistem lain)

Data dari budget yang telah selesai (status = "completed") digunakan sebagai referensi untuk menyusun budget periode berikutnya, menciptakan siklus perencanaan yang terus membaik (continuous improvement).

​title: “Budget Planner” description: “Perencanaan anggaran dengan 4 periode, alokasi per kategori, monitoring real-time, variance analysis, dan alert system di SNISHOP ERP.”

​Budget Planner

​Arsitektur Budget Planner

​Entity Budget

​Field Budget

​4 Periode Budget

​Kategori Budget

​11 Expense Categories (Indonesian)

​Create Budget

​Step-by-Step

​Template dari Periode Sebelumnya

​Monitoring Real-Time

​Dashboard Budget

​Visual Indicators

​Alert Levels

​Auto-Update

​Variance Analysis

​Calculation

​Interpretation

​Variance Report

​Trend Analysis

​Historical Comparison

​Trend Visualization

​Filter & Search

​Reporting

​Budget Summary

​Category Detail

​Export

​Best Practices

​Planning

​Monitoring

​Control

​Entity Relationship Diagram (ERD)

​Penjelasan Relasi

​Complete Entity Schema — Budget (12 Fields)

​Constraint & Validasi

​State Diagram — Budget Lifecycle

​Penjelasan State

​Budget vs Actual — Flow Diagram Perbandingan

​Penjelasan Alur (Bahasa Indonesia)

​Alert Threshold — Tabel Detail dengan Color Coding

​Contoh Visualisasi Threshold pada Dashboard

​Sequence Diagram — Budget Creation, Tracking, dan Alerting

​1. Budget Creation Flow

​2. Real-Time Tracking Flow

​3. Alert & Notification Flow

​Perbandingan Entity — Budget vs FinancialRecord vs TransactionCategory

​Ringkasan Alur Data End-to-End (Bahasa Indonesia)

​Tahap 1: Persiapan & Setup

​Tahap 2: Pembuatan Budget

​Tahap 3: Tracking Realisasi

​Tahap 4: Monitoring & Alert

​Tahap 5: Analisis & Reporting