title: “Workspace” description: “Ruang kerja personal untuk mengelola tugas, catatan, dan aktivitas individual dengan fitur produktivitas terintegrasi.”

Workspace

Workspace adalah ruang kerja personal kamu di dalam SNISHOP ERP. Setiap user memiliki workspace sendiri yang berfungsi sebagai meja kerja digital — tempat semua tugas, catatan, dokumen, dan aktivitas yang terkait langsung dengan kamu terkumpul dalam satu tampilan terorganisir. Workspace dirancang untuk fokus individual — memungkinkan kamu mengelola pekerjaan tanpa terganggu oleh aktivitas tim secara keseluruhan, sekaligus tetap terhubung dengan kolaborasi tim ketika dibutuhkan.

Workspace vs Workspaces

Aspek	Workspace (Personal)	Workspaces (Tim)
Scope	Individual user	Tim / Departemen / Project
Data	Tugas, catatan, aktivitas personal	Tugas tim, diskusi, dokumen bersama
Visibility	Hanya kamu	Anggota workspace
Tujuan	”Apa yang harus saya kerjakan?"	"Apa yang tim kerjakan?”
Jumlah	1 per user	Banyak, bisa bergabung beberapa
Kepemilikan	Dimiliki oleh satu user	Bisa memiliki banyak anggota
Company Binding	`company_id` bisa null	Terikat ke company tertentu

Arsitektur Workspace

Komponen Utama

1. Task Manager

Daftar tugas personal yang ditugaskan ke kamu, lengkap dengan manajemen prioritas:

Field	Deskripsi	Opsi
Judul	Nama tugas	Input teks
Deskripsi	Detail tugas	Rich text
Prioritas	Tingkat urgensi	Urgent, High, Normal, Low
Deadline	Batas waktu selesai	Date & time picker
Status	Progress tugas	Pending, In Progress, Review, Done
Label	Kategorisasi tugas	Custom tags (multi-select)
Lampiran	File terkait	Upload file (max 10MB)
Sumber	Modul asal tugas	POS, Inventory, Finance, dll

Sortir & Filter Tugas:

Urutkan berdasarkan: deadline, prioritas, tanggal dibuat, atau status
Filter berdasarkan: label, status, tanggal, atau modul asal
Pencarian cepat dengan keyword di judul atau deskripsi

Task Lifecycle:

2. Notes & Memo

Catatan personal yang bisa kamu simpan di workspace:

Tipe Catatan	Deskripsi	Contoh Penggunaan
Quick Note	Catatan singkat satu baris	”Ingat: follow up customer X”
Detailed Note	Catatan panjang dengan formatting	Draft email, meeting notes
Pinned Note	Catatan yang dipinned di atas	Informasi penting yang selalu dibutuhkan
Template Note	Template yang bisa dipakai ulang	Template follow-up customer

Note Entity Schema:

Field	Type	Deskripsi
`id`	UUID	Unique identifier
`title`	String	Judul catatan
`content`	Rich Text	Isi catatan (markdown supported)
`type`	Enum	quick, detailed, pinned, template
`tags`	String[]	Label/tag untuk kategorisasi
`is_pinned`	Boolean	Apakah di-pin di atas
`created_at`	Timestamp	Waktu dibuat
`updated_at`	Timestamp	Waktu terakhir diubah
`user_id`	UUID	Owner catatan

3. Activity Log

Log aktivitas kamu sendiri untuk tracking produktivitas:

Informasi	Deskripsi
Aksi	Apa yang kamu lakukan (buat invoice, update stok, dll)
Objek	Data yang dioperasikan (nama invoice, produk, dll)
Waktu	Kapan aksi dilakukan (timestamp)
Modul	Modul tempat aksi dilakukan
Durasi	Berapa lama waktu yang dihabiskan (untuk task)

Activity Log Flow:

4. Quick Access

Shortcut ke dokumen atau transaksi yang sering kamu akses:

Recent Documents — 5 dokumen terakhir yang kamu buka
Frequent Actions — Aksi yang paling sering kamu lakukan
Starred Items — Item yang kamu tandai sebagai favorit
Custom Shortcuts — Shortcut yang kamu buat sendiri

5. Status & Presence

Indikator ketersediaan kamu untuk tim:

Status	Ikon	Deskripsi
Online	🟢	Aktif dan tersedia
Busy	🔴	Sedang fokus, jangan ganggu
Away	🟡	Sementara tidak di tempat
Offline	⚫	Tidak terhubung

Kamu bisa set status manual atau biarkan sistem mendeteksi otomatis berdasarkan aktivitas. Presence Detection: Widget yang menunjukkan metrik produktivitas kamu:

Metrik	Deskripsi	Periode
Tugas Selesai	Jumlah tugas yang diselesaikan	Hari / Minggu / Bulan
Rata-rata Waktu	Waktu rata-rata menyelesaikan tugas	Minggu ini
Streak	Jumlah hari berturut-turut produktif	Saat ini
Completion Rate	Persentase tugas selesai vs total	Bulan ini

Productivity Metrics Calculation:

Cara Akses

Metode	Cara
Sidebar	Klik menu Workspace
Avatar Menu	Klik nama/foto di pojok kanan atas → My Workspace
Keyboard	Tekan `W` untuk akses cepat
Home	Klik widget “My Tasks” di halaman Home

Flow Penggunaan

Integrasi dengan Modul Lain

Workspace terhubung dengan berbagai modul untuk menangkap tugas secara otomatis:

Modul Asal	Tipe Tugas yang Muncul	Trigger
POS	Approval diskon, refund request	Diskon >20% atau refund >Rp500K
Inventory	Stock opname task, low stock review	Stok < minimum threshold
Manufacturing	QC check, batch approval	Production stage = QC
Finance	Invoice approval, expense review	Invoice > approval threshold
CRM	Follow-up customer, lead qualification	Lead baru atau follow-up due
HR	Leave approval, timesheet review	Leave request submitted

Auto-Task Creation Flow

Tips

Cek workspace setiap pagi untuk melihat tugas yang masuk semalam dan merencanakan hari kerja
Gunakan label prioritas untuk menandai tugas yang urgent supaya tidak terlewat
Catatan di workspace bersifat personal — hanya kamu yang bisa melihatnya. Gunakan untuk hal-hal yang tidak perlu dibagikan ke tim
Tandai tugas selesai segera setelah dikerjakan supaya progress kamu terupdate dan produktivitas terpantau
Manfaatkan quick access untuk menyimpan link ke dokumen yang sering kamu buka supaya tidak perlu cari berulang
Set status “Busy” saat kamu perlu fokus — tim akan tahu untuk tidak mengganggu kecuali urgent

Diagram Relasi Entitas (ERD)

Berikut adalah diagram relasi antar entitas yang membentuk ekosistem Workspace di SNISHOP ERP:

Entity Schema Reference

Workspace Entity

Definisi lengkap field pada entitas Workspace:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`company_id`	`string`	No	`null`	ID perusahaan. Null untuk personal workspace
`name`	`string`	Yes	—	Nama workspace
`description`	`string`	No	—	Deskripsi workspace
`icon`	`string`	No	—	Icon workspace (emoji atau URL)
`color`	`string`	No	`#2563eb`	Warna tema workspace (hex color)
`owner_id`	`string`	Yes	—	ID pemilik workspace
`is_personal`	`boolean`	No	`false`	Apakah workspace bersifat pribadi
`settings`	`object`	No	—	Konfigurasi tambahan workspace
`settings.allow_public_sharing`	`boolean`	No	`false`	Izinkan berbagi konten ke publik
`settings.default_task_priority`	`enum`	No	`medium`	Prioritas default tugas baru

WorkspaceMember Entity

Definisi lengkap field pada entitas WorkspaceMember:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`workspace_id`	`string`	Yes	—	ID workspace yang diikuti
`user_id`	`string`	Yes	—	ID user yang bergabung
`role`	`enum`	No	`member`	Peran dalam workspace
`invited_by`	`string`	No	—	ID user yang mengundang
`joined_at`	`datetime`	No	—	Waktu bergabung
`description`	`string`	No	—	Catatan tambahan mengenai anggota (max 1000 karakter)
`permissions`	`object`	No	—	Hak akses detail dalam workspace
`permissions.can_create_tasks`	`boolean`	No	`true`	Dapat membuat tugas baru
`permissions.can_edit_tasks`	`boolean`	No	`true`	Dapat mengedit tugas
`permissions.can_delete_tasks`	`boolean`	No	`false`	Dapat menghapus tugas
`permissions.can_invite_members`	`boolean`	No	`false`	Dapat mengundang anggota baru
`permissions.can_access_all_tasks`	`boolean`	No	`false`	Akses ke semua task terlepas dari assignment

Task Entity

Definisi lengkap field pada entitas Task:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`workspace_id`	`string`	Yes	—	ID workspace tempat tugas berada
`company_id`	`string`	No	`null`	ID perusahaan (null untuk personal)
`title`	`string`	Yes	—	Judul tugas
`content`	`string`	No	—	Deskripsi/detail tugas
`status`	`enum`	No	`todo`	Status tugas
`priority`	`enum`	No	`medium`	Tingkat prioritas
`due_date`	`datetime`	No	—	Batas waktu penyelesaian
`assignee_id`	`string`	No	—	ID user yang ditugaskan
`tags`	`string[]`	No	—	Label/tag kategorisasi
`estimated_time`	`number`	No	—	Estimasi waktu dalam menit
`actual_time`	`number`	No	—	Waktu aktual yang dihabiskan (menit)
`is_time_tracked`	`boolean`	No	`false`	Apakah waktu dilacak
`time_entries`	`object[]`	No	—	Daftar entri waktu (start, end, duration)
`parent_task_id`	`string`	No	—	ID parent task untuk sub-tasks
`sub_tasks`	`string[]`	No	—	Array ID sub-task
`recurring_task_id`	`string`	No	—	ID recurring task jika dibuat otomatis
`completed_at`	`datetime`	No	—	Timestamp saat tugas selesai
`reminder_sent`	`boolean`	No	`false`	Apakah reminder sudah dikirim
`google_event_id`	`string`	No	—	ID event pada Google Calendar
`reminder_config`	`object`	No	—	Konfigurasi notifikasi sebelum tugas

Note Entity

Definisi lengkap field pada entitas Note:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`title`	`string`	Yes	—	Judul catatan
`content`	`string`	No	—	Konten catatan dalam format rich text
`workspace_id`	`string`	Yes	—	ID workspace
`company_id`	`string`	No	`null`	ID perusahaan (null untuk personal)
`parent_id`	`string`	No	—	ID catatan parent untuk hierarki
`icon`	`string`	No	—	Icon catatan
`is_template`	`boolean`	No	`false`	Apakah catatan template
`is_public`	`boolean`	No	`false`	Apakah catatan dapat diakses publik
`tags`	`string[]`	No	—	Tag untuk kategorisasi
`labels`	`string[]`	No	—	ID label yang diterapkan
`color`	`string`	No	—	Warna background catatan
`pinned`	`boolean`	No	`false`	Apakah catatan di-pin
`archived`	`boolean`	No	`false`	Apakah catatan diarsipkan
`reminder_time`	`datetime`	No	—	Waktu pengingat
`blocks`	`object[]`	No	—	Block-based content (text, heading, bullet, todo, dll)

Label Entity

Definisi lengkap field pada entitas Label:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`name`	`string`	Yes	—	Nama label
`color`	`string`	No	`#9CA3AF`	Warna label (hex color)
`icon`	`string`	No	`🏷️`	Icon label (emoji)
`description`	`string`	No	—	Penjelasan singkat kegunaan label (max 1000 karakter)
`user_id`	`string`	Yes	—	ID pemilik label
`workspace_id`	`string`	No	—	ID workspace

RecurringTask Entity

Definisi lengkap field pada entitas RecurringTask:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`task_id`	`string`	No	—	ID tugas template
`workspace_id`	`string`	Yes	—	ID workspace
`title`	`string`	Yes	—	Judul recurring task
`content`	`string`	No	—	Deskripsi tugas
`frequency`	`enum`	Yes	—	Frekuensi pengulangan
`interval`	`number`	No	`1`	Interval pengulangan (misal: setiap 2 minggu)
`days_of_week`	`number[]`	No	—	Hari dalam seminggu (0-6)
`day_of_month`	`number`	No	—	Tanggal dalam sebulan
`start_date`	`datetime`	Yes	—	Tanggal mulai recurring
`end_date`	`datetime`	No	—	Tanggal berakhir recurring
`is_active`	`boolean`	No	`true`	Apakah recurring aktif
`last_generated`	`datetime`	No	—	Terakhir kali task baru dibuat
`priority`	`enum`	No	`medium`	Tingkat prioritas
`assignee_id`	`string`	No	—	ID user yang ditugaskan

Field pada entitas User yang berkaitan langsung dengan fitur Workspace:

Field	Type	Required	Default	Deskripsi
`email`	`string`	Yes	—	Email pengguna
`full_name`	`string`	Yes	—	Nama lengkap pengguna
`role`	`enum`	No	—	Role di aplikasi: `admin` atau `user`
`active_company_id`	`string`	No	—	ID company yang sedang aktif
`productivity_score`	`number`	No	`0`	Skor produktivitas pengguna
`current_streak`	`number`	No	`0`	Streak hari berturut-turut menyelesaikan tugas
`longest_streak`	`number`	No	`0`	Streak terpanjang yang pernah dicapai
`last_active_date`	`date`	No	—	Tanggal terakhir aktif
`total_tasks_completed`	`number`	No	`0`	Total tugas yang pernah diselesaikan
`total_notes_created`	`number`	No	`0`	Total catatan yang pernah dibuat
`achievement_points`	`number`	No	`0`	Poin pencapaian
`user_level`	`number`	No	`1`	Level pengguna berdasarkan achievement points
`subscription_plan`	`enum`	No	`free`	Plan membership aktif
`preferences`	`object`	No	—	Preferensi user (theme, warna, wallpaper)

Referensi Enum

Workspace Settings — `default_task_priority`

Nilai	Deskripsi
`low`	Prioritas rendah — tugas bisa menunggu
`medium`	Prioritas sedang — standar default
`high`	Prioritas tinggi — perlu segera diselesaikan
`urgent`	Urgent — harus diselesaikan segera

WorkspaceMember — `role`

Nilai	Deskripsi	Hak Akses Utama
`owner`	Pemilik workspace	Full control, bisa menghapus workspace
`admin`	Administrator workspace	Kelola anggota, konfigurasi, dan semua task
`member`	Anggota biasa	Buat dan edit task sendiri
`viewer`	Hanya lihat	Lihat task dan catatan, tidak bisa edit

Task — `status`

Nilai	Deskripsi	Warna Indikator
`todo`	Belum dimulai	Abu-abu
`in_progress`	Sedang dikerjakan	Biru
`completed`	Sudah selesai (menunggu verifikasi)	Hijau
`done`	Selesai dan diverifikasi	Hijau tua

Task — `priority`

Nilai	Deskripsi	Warna Indikator
`low`	Rendah — kerjakan saat ada waktu	Abu-abu
`medium`	Sedang — prioritas standar	Kuning
`high`	Tinggi — perlu segera	Oranye
`urgent`	Sangat urgent — harus sekarang	Merah

Note — `blocks[].type`

Nilai	Deskripsi
`text`	Blok teks biasa
`heading`	Judul / sub-judul
`bullet`	Daftar bullet (unordered list)
`number`	Daftar bernomor (ordered list)
`todo`	Checkbox item (todo list)
`quote`	Kutipan / blockquote
`code`	Blok kode
`divider`	Garis pemisah
`image`	Gambar / ilustrasi
`table`	Tabel data

RecurringTask — `frequency`

Nilai	Deskripsi	Contoh
`daily`	Setiap hari	Daily standup reminder
`weekly`	Setiap minggu	Weekly report (setiap Senin)
`monthly`	Setiap bulan	Monthly closing task
`yearly`	Setiap tahun	Annual review

User — `role`

Nilai	Deskripsi
`admin`	Administrator aplikasi — akses penuh ke semua fitur
`user`	User biasa — akses sesuai workspace dan company

User — `subscription_plan`

Nilai	Deskripsi
`free`	Plan gratis — fitur dasar
`pro`	Plan profesional — fitur lanjutan
`business`	Plan bisnis — untuk tim kecil
`advanced`	Plan advanced — fitur lengkap
`enterprise`	Plan enterprise — full access + dedicated support

User — `membership_duration_type`

Nilai	Deskripsi
`monthly`	Langganan bulanan
`yearly`	Langganan tahunan
`custom`	Durasi kustom
`lifetime`	Akses seumur hidup

User — `admin_type`

Nilai	Deskripsi
`owner`	Full access ke seluruh aplikasi
`basic`	Hanya transaksi produk digital

User — `admin_tier`

Nilai	Deskripsi
`none`	Bukan admin company
`business`	Admin untuk tier business
`advanced`	Admin untuk tier advanced
`enterprise`	Admin untuk tier enterprise

Achievement — `achievement_type`

Nilai	Deskripsi
`task_streak`	Menyelesaikan tugas berturut-turut
`first_task`	Menyelesaikan tugas pertama
`task_master`	Menyelesaikan banyak tugas
`note_taker`	Membuat banyak catatan
`financial_tracker`	Tracking keuangan secara konsisten
`collaborator`	Berkolaborasi dalam workspace tim
`early_bird`	Produktif di pagi hari
`night_owl`	Produktif di malam hari
`team_player`	Berkontribusi di banyak workspace
`productivity_champion`	Skor produktivitas tertinggi

Workspace Lifecycle

Diagram state berikut menggambarkan siklus hidup sebuah Workspace dari pembuatan hingga penghapusan:

Sequence Diagrams

Flow: Navigasi Workspace

Flow: Manajemen Anggota Workspace Tim

Flow: Pembuatan Tugas Otomatis dari Modul

Flow: Pencatatan Waktu (Time Tracking)

RBAC — Hak Akses dalam Workspace

Tabel berikut merangkum hak akses berdasarkan role dalam WorkspaceMember:

Aksi	`owner`	`admin`	`member`	`viewer`
Lihat semua task	✅	✅	❌ (hanya assigned)	✅ (read-only)
Buat task baru	✅	✅	✅ (jika `can_create_tasks`)	❌
Edit task sendiri	✅	✅	✅ (jika `can_edit_tasks`)	❌
Edit task orang lain	✅	✅	❌	❌
Hapus task	✅	✅	❌ (kecuali `can_delete_tasks`)	❌
Undang anggota	✅	✅ (jika `can_invite_members`)	❌	❌
Hapus anggota	✅	✅	❌	❌
Ubah role anggota	✅	✅	❌	❌
Ubah settings workspace	✅	✅	❌	❌
Arsipkan/Hapus workspace	✅	❌	❌	❌
Lihat catatan semua anggota	✅	✅ (jika `can_access_all_tasks`)	❌	✅ (read-only)
Buat catatan	✅	✅	✅	❌
Edit catatan sendiri	✅	✅	✅	❌
Transfer kepemilikan	✅	❌	❌	❌

Catatan Penting tentang RBAC

Personal workspace (is_personal = true) tidak menggunakan RBAC karena hanya dimiliki oleh satu user
Workspace tim menggunakan RBAC penuh berdasarkan WorkspaceMember.role dan permissions
Owner bisa lebih dari satu — field role pada WorkspaceMember mendukung multiple owners
Permissions bersifat granular — selain role, ada field permissions object yang bisa di-customize per anggota
CompanyMember permissions terpisah dari WorkspaceMember permissions — user bisa memiliki hak akses berbeda di level company vs level workspace

Company-Workspace Relationship

Workspace bisa terikat dengan Company melalui field company_id. Berikut adalah hubungan antara Company dan Workspace:

Aspek	Personal Workspace	Company Workspace
`company_id`	`null`	Terisi ID company
Kepemilikan	Satu user	Company (owner = company owner)
Anggota	Hanya owner	Bisa punya banyak WorkspaceMember
Data	Tugas dan catatan personal	Tugas dan catatan terkait bisnis
Integrasi	Terbatas	Terhubung ke modul POS, Inventory, Finance, dll
RBAC	Tidak berlaku	Berlaku penuh

Company Entity (Ringkasan Field Relevan)

Field	Type	Required	Deskripsi
`name`	`string`	Yes	Nama perusahaan
`owner_id`	`string`	Yes	ID owner perusahaan
`owner_email`	`string`	Yes	Email owner
`description`	`string`	No	Deskripsi perusahaan
`industry`	`enum`	No	Industri: retail, manufacturing, services, technology, food_beverage, healthcare, education, other
`address`	`string`	No	Alamat perusahaan
`phone`	`string`	No	Nomor telepon
`email`	`string`	No	Email perusahaan
`website`	`string`	No	Website perusahaan
`logo_url`	`string`	No	URL logo perusahaan
`tax_id`	`string`	No	NPWP perusahaan
`employee_count`	`number`	No	Jumlah karyawan (default: 0)
`business_type`	`string`	No	Kategori bisnis dari onboarding
`active_modules`	`string`	No	JSON array ID modul aktif
`settings`	`object`	No	Konfigurasi perusahaan (jam kerja, kebijakan cuti, pajak, dll)

Achievement System di Workspace

Workspace terintegrasi dengan sistem Achievement untuk gamifikasi produktivitas:

Achievement Type	Syarat	Poin
`first_task`	Menyelesaikan tugas pertama kali	10
`task_streak`	7 hari berturut-turut menyelesaikan tugas	25
`task_master`	Menyelesaikan 100 tugas	50
`note_taker`	Membuat 50 catatan	20
`early_bird`	Menyelesaikan tugas sebelum jam 9 pagi (10x)	15
`night_owl`	Menyelesaikan tugas setelah jam 9 malam (10x)	15
`collaborator`	Bergabung di 3+ workspace tim	30
`team_player`	Berkontribusi di 5+ workspace tim	50
`productivity_champion`	Skor produktivitas > 1000	100
`financial_tracker`	Tracking keuangan 30 hari berturut-turut	25

Level progression dihitung berdasarkan akumulasi achievement_points pada entitas User.

Best Practices

Untuk Personal Workspace

Review harian — Luangkan 5 menit setiap pagi untuk melihat tugas pending dan merencanakan hari
Gunakan label — Kategorikan tugas dengan label agar mudah difilter dan dicari
Pin catatan penting — Pin catatan yang sering dibutuhkan agar mudah diakses
Selesaikan tugas segera — Jangan tunda menandai tugas selesai agar streak dan produktivitas terupdate
Manfaatkan recurring task — Untuk tugas rutin, buat recurring task agar otomatis dibuat setiap periode

Untuk Workspace Tim

Tentukan role dengan jelas — Berikan role yang sesuai agar hak akses tepat
Customize permissions — Gunakan field permissions untuk kontrol granular per anggota
Set default priority — Atur settings.default_task_priority sesuai budaya kerja tim
Monitor activity log — Owner/admin sebaiknya memantau log aktivitas untuk transparansi
Gunakan deskripsi anggota — Isi field description pada WorkspaceMember untuk keterangan peran

Related Documentation:

​title: “Workspace” description: “Ruang kerja personal untuk mengelola tugas, catatan, dan aktivitas individual dengan fitur produktivitas terintegrasi.”

​Workspace

​Workspace vs Workspaces

​Arsitektur Workspace

​Komponen Utama

​1. Task Manager

​2. Notes & Memo

​3. Activity Log

​4. Quick Access

​5. Status & Presence

​6. Productivity Widget

​Cara Akses

​Flow Penggunaan

​Integrasi dengan Modul Lain

​Auto-Task Creation Flow

​Tips

​Diagram Relasi Entitas (ERD)

​Entity Schema Reference

​Workspace Entity

​WorkspaceMember Entity

​Task Entity

​Note Entity

​Label Entity

​RecurringTask Entity

​User Entity (Workspace-Related Fields)

​Referensi Enum

​Workspace Settings — default_task_priority

​WorkspaceMember — role

​Task — status

​Task — priority

​Note — blocks[].type

​RecurringTask — frequency

​User — role

​User — subscription_plan

​User — membership_duration_type

​User — admin_type

​User — admin_tier

​Achievement — achievement_type

​Workspace Lifecycle

​Sequence Diagrams

​Flow: Navigasi Workspace

​Flow: Manajemen Anggota Workspace Tim

​Flow: Pembuatan Tugas Otomatis dari Modul

​Flow: Pencatatan Waktu (Time Tracking)

​RBAC — Hak Akses dalam Workspace

​Catatan Penting tentang RBAC

​Company-Workspace Relationship

​Company Entity (Ringkasan Field Relevan)

​Achievement System di Workspace

​Best Practices

​Untuk Personal Workspace

​Untuk Workspace Tim